O CONFAZ, em conjunto com a Receita Federal, publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que altera as regras sobre a guarda, expurgo e manutenção dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) no formato XML.
O que mudou?
A partir de 1º de maio de 2025, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por um período mínimo de 132 meses (11 anos). Essa medida substitui o prazo anterior, que era de 5 anos.
Documentos abrangidos:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte)
MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais)
BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica)
GTV-e (Guia de Transporte de Valores)
DC-e (Declaração de Conteúdo)
NFCom (Nota Fiscal de Serviços de Comunicação)
Formas de armazenamento
Os Estados e o Distrito Federal poderão regulamentar os meios tecnológicos utilizados para a guarda (como nuvem, servidores físicos, HDs externos, sistemas de GED etc.), desde que respeitado o prazo mínimo de 132 meses.
Os arquivos devem estar acessíveis e íntegros durante todo o período, inclusive com os dados relacionados a eventos fiscais como cancelamentos, inutilizações e outras ocorrências.
Penalidades
O descumprimento das novas regras pode gerar multas e sanções fiscais, especialmente se, em uma eventual fiscalização, os documentos exigidos não forem apresentados.
Considerações jurídicas
Apesar da exigência de manter os XMLs por 11 anos, o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário previsto no art. 173, I, do Código Tributário Nacional (CTN) continua valendo. Isso significa que, salvo nos casos de dolo, fraude ou simulação, o Fisco tem até 5 anos para constituir o crédito tributário, independentemente da obrigação acessória estabelecida pelo Ajuste SINIEF.
Portanto, o contribuinte deve manter os documentos pelo período exigido (132 meses), mas o poder de autuação do Fisco continua limitado pelo prazo legal de 5 anos.
